Politica de confidențialitate

1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului vplustech.ro, denumit în continuare „Site-ul”, este:

SC Vplus SRL, cu sediul social în Cluj-Napoca, str. Băișoara nr. 5, ap. 21, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2001000652123, având codul unic de înregistrare 13863364, denumită în continuare „Vplus” sau „Operatorul”.

Datele de contact ale Operatorului sunt:

2. Scopul politicii de confidențialitate

Vplus respectă dreptul la viață privată și prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal – GDPR –, precum și cu legislația națională aplicabilă.

Prezenta politică explică:

• ce categorii de date cu caracter personal pot fi colectate;
• în ce scopuri sunt utilizate datele;
• care sunt temeiurile juridice ale prelucrării;
• cui pot fi comunicate datele;
• cât timp sunt păstrate;
• ce măsuri generale sunt aplicate pentru protejarea lor;
• ce drepturi au persoanele vizate.

Politica se aplică datelor prelucrate prin intermediul Site-ului, al formularului de contact, al poștei electronice și al celorlalte comunicări profesionale cu Vplus.

3. Categoriile de date prelucrate

În funcție de modul în care utilizați Site-ul sau comunicați cu Vplus, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

3.1. Date furnizate prin formularul de contact

Prin intermediul formularului de contact pot fi colectate:

• numele și prenumele;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon, dacă este solicitat sau furnizat;
• organizația, compania sau instituția reprezentată;
• funcția profesională;
• domeniul de interes;
• conținutul mesajului;
• documentele sau informațiile transmise voluntar.

3.2. Date furnizate prin comunicări directe

Dacă ne contactați prin e-mail, telefon sau prin alte mijloace de comunicare, putem prelucra:

• datele dumneavoastră de identificare;
• datele de contact;
• organizația reprezentată;
• conținutul comunicărilor;
• informațiile necesare înțelegerii și soluționării solicitării.

3.3. Date profesionale și contractuale

În contextul analizării unei oportunități de colaborare, al pregătirii unei oferte sau al derulării unui proiect, putem prelucra:

• numele și funcția persoanelor de contact;
• datele profesionale de contact;
• compania, instituția sau organizația reprezentată;
• informațiile privind solicitarea, proiectul sau colaborarea;
• datele necesare ofertării, contractării, facturării și comunicării profesionale;
• informațiile necesare îndeplinirii obligațiilor contractuale și legale.

3.4. Date tehnice

La accesarea Site-ului, anumite date tehnice pot fi colectate automat:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului;
• tipul și versiunea browserului;
• sistemul de operare;
• data și ora accesării;
• paginile și resursele accesate;
• adresa paginii de la care a fost realizată accesarea;
• erorile tehnice și evenimentele de securitate;
• identificatorii asociați cookie-urilor, dacă utilizarea acestora a fost acceptată.

3.5. Categorii speciale de date

Vplus nu urmărește colectarea prin intermediul Site-ului a unor categorii speciale de date, precum informații referitoare la sănătate, origine rasială sau etnică, convingeri religioase, opinii politice, apartenență sindicală, viață sexuală, orientare sexuală, date genetice sau biometrice.

Vă rugăm să nu transmiteți asemenea informații prin formularul de contact sau prin e-mail, cu excepția situațiilor în care transmiterea este strict necesară, justificată și realizată într-un cadru legal și contractual corespunzător.

4. Sursele datelor

Datele cu caracter personal sunt obținute, în principal:

• direct de la persoanele care completează formularul de contact;
• prin mesajele transmise prin e-mail;
• în cadrul conversațiilor telefonice sau al întâlnirilor profesionale;
• de la reprezentanții clienților, partenerilor, furnizorilor sau colaboratorilor;
• automat, prin funcționarea tehnică a Site-ului;
• din surse publice, atunci când acest lucru este necesar pentru inițierea sau desfășurarea unei relații profesionale și este permis de lege.

5. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Vplus poate prelucra datele cu caracter personal în următoarele scopuri:

5.1. Soluționarea solicitărilor

Datele sunt utilizate pentru primirea, analizarea și soluționarea solicitărilor transmise prin formularul de contact, prin e-mail sau telefon. Temeiul juridic îl reprezintă efectuarea unor demersuri la cererea persoanei vizate înaintea încheierii unui contract și interesul legitim al Vplus de a răspunde solicitărilor primite.

5.2. Analizarea oportunităților de colaborare

Datele pot fi prelucrate pentru:

• înțelegerea nevoilor solicitantului;
• evaluarea preliminară a unui proiect;
• organizarea unei întâlniri;
• pregătirea și transmiterea unei propuneri;
• elaborarea unei oferte tehnice sau comerciale.

Temeiul juridic îl reprezintă efectuarea demersurilor precontractuale solicitate de persoana interesată.

5.3. Încheierea și executarea contractelor

Datele pot fi prelucrate pentru negocierea, încheierea, administrarea și executarea unor contracte, comenzi, convenții sau acorduri de colaborare. Temeiul juridic îl reprezintă executarea contractului sau efectuarea demersurilor necesare înaintea încheierii acestuia.

5.4. Gestionarea relațiilor profesionale

Datele reprezentanților și persoanelor de contact din cadrul clienților, furnizorilor, partenerilor și colaboratorilor pot fi utilizate pentru comunicare, organizarea activităților și gestionarea relației profesionale. Temeiul juridic îl reprezintă interesul legitim al Vplus de a organiza și desfășura relațiile sale profesionale și contractuale.

5.5. Îndeplinirea obligațiilor legale

Datele pot fi prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale, contabile, administrative, de arhivare și raportare impuse de legislația aplicabilă. Temeiul juridic îl reprezintă îndeplinirea obligațiilor legale care îi revin Operatorului.

5.6. Securitatea Site-ului și a infrastructurii informatice

Datele tehnice pot fi utilizate pentru:

• asigurarea funcționării Site-ului;
• identificarea și remedierea erorilor;
• prevenirea accesului neautorizat;
• detectarea tentativelor de fraudă sau atac informatic;
• investigarea incidentelor de securitate;
• protejarea infrastructurii și a informațiilor Vplus.

Temeiul juridic îl reprezintă interesul legitim al Vplus privind securitatea sistemelor și continuitatea activității.

5.7. Apărarea drepturilor și intereselor legitime

Datele pot fi utilizate pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi, inclusiv în cadrul unor reclamații, proceduri administrative, investigații sau litigii. Temeiul juridic îl reprezintă interesul legitim al Operatorului de a-și proteja drepturile, patrimoniul și activitatea.

5.8. Cookie-uri analitice și tehnologii similare

Dacă Site-ul utilizează cookie-uri analitice, de preferințe sau de marketing, acestea vor fi activate numai în condițiile prevăzute de lege și, atunci când este necesar, numai după obținerea consimțământului utilizatorului. Consimțământul poate fi retras în orice moment prin intermediul instrumentului de administrare a preferințelor privind cookie-urile.

6. Caracterul furnizării datelor

Furnizarea datelor prin formularul de contact este voluntară. Totuși, anumite informații, precum numele, adresa de e-mail și conținutul solicitării, sunt necesare pentru a putea identifica mesajul, analiza cererea și formula un răspuns.

Refuzul furnizării datelor necesare poate face imposibilă:

• soluționarea solicitării;
• pregătirea unei oferte;
• inițierea unei colaborări;
• încheierea sau executarea unui contract.

Nu trebuie să transmiteți date personale referitoare la alte persoane dacă nu aveți dreptul sau autorizarea necesară pentru a face acest lucru.

7. Destinatarii datelor

Datele pot fi accesate, în măsura necesară, de personalul și colaboratorii autorizați ai Vplus.

De asemenea, datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorilor serviciilor de găzduire a Site-ului;
• furnizorilor serviciilor de poștă electronică;
• furnizorilor de servicii informatice, mentenanță și securitate;
• furnizorilor de servicii de stocare și administrare a documentelor;
• furnizorilor de servicii contabile, fiscale, juridice sau de consultanță;
• furnizorilor de instrumente de analiză a traficului, dacă acestea sunt utilizate și există temeiul juridic necesar;
• partenerilor implicați într-un proiect, dacă transmiterea este necesară pentru pregătirea sau executarea colaborării;
• autorităților, instituțiilor publice, instanțelor sau altor organisme competente, atunci când transmiterea este impusă de lege;
• altor destinatari, atunci când persoana vizată și-a exprimat acordul sau transmiterea este justificată de un alt temei juridic.

Furnizorii care prelucrează date în numele Vplus trebuie să respecte obligațiile de confidențialitate, securitate și protecție a datelor aplicabile. Vplus nu vinde și nu închiriază datele cu caracter personal ale utilizatorilor.

8. Transferurile internaționale de date

Vplus urmărește utilizarea unor furnizori care stochează și prelucrează datele în România sau în Spațiul Economic European.

În situația în care utilizarea unui furnizor implică transferarea unor date în afara Spațiului Economic European, transferul va fi realizat numai cu respectarea prevederilor GDPR și în baza unui mecanism legal recunoscut, precum:

• o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană;
• clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• reguli corporatiste obligatorii;
• alte garanții sau derogări permise de legislația aplicabilă.

Informații suplimentare privind transferurile și garanțiile utilizate pot fi solicitate la adresa dialog@vplustech.ro.

9. Perioada de păstrare

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate.

Ca regulă generală:

• solicitările care nu conduc la o colaborare sunt păstrate cel mult 24 de luni de la ultima comunicare relevantă;
• datele asociate unei oferte sunt păstrate pe durata valabilității ofertei și, dacă este justificat, cel mult 24 de luni după încetarea discuțiilor;
• datele contractuale sunt păstrate pe durata colaborării și ulterior pentru perioadele prevăzute de legislația fiscală, contabilă și civilă;
• documentele necesare constatării, exercitării sau apărării unor drepturi pot fi păstrate până la expirarea termenelor legale de prescripție;
• jurnalele tehnice și de securitate sunt păstrate, de regulă, cel mult 6 luni, exceptând situațiile în care sunt necesare pentru investigarea unui incident;
• datele prelucrate pe baza consimțământului sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până la expirarea perioadei comunicate la momentul colectării;
• durata de utilizare a cookie-urilor este indicată în Politica privind cookie-urile.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate, dacă păstrarea lor este impusă de lege.

10. Securitatea datelor

Vplus aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva:

• accesului neautorizat;
• pierderii sau distrugerii accidentale;
• modificării neautorizate;
• divulgării nepermise;
• utilizării abuzive;
• incidentelor de securitate.

Accesul la date este acordat numai persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale. Furnizorii care prelucrează date în numele Vplus sunt selectați ținând seama de capacitatea acestora de a asigura un nivel adecvat de securitate și confidențialitate.

Transmiterea informațiilor prin internet nu poate fi garantată ca fiind complet lipsită de riscuri. Din acest motiv, vă rugăm să nu transmiteți prin formularul public parole, date bancare, secrete comerciale, informații clasificate sau documente strict confidențiale.

Pentru proiectele care presupun schimburi de informații confidențiale poate fi încheiat un acord separat de confidențialitate.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de acces

Aveți dreptul să obțineți confirmarea faptului că Vplus prelucrează sau nu datele dumneavoastră și, dacă acestea sunt prelucrate, să primiți informații privind prelucrarea și o copie a datelor.

Dreptul la rectificare

Aveți dreptul să solicitați corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor

Aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege, inclusiv atunci când datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate. Dreptul la ștergere nu este absolut. Anumite date pot fi păstrate dacă există o obligație legală, un interes legitim justificat sau necesitatea constatării, exercitării ori apărării unui drept.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Aveți dreptul să solicitați restricționarea prelucrării în situațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la portabilitatea datelor

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe executarea unui contract și este realizată prin mijloace automate, aveți dreptul să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim al Vplus, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înaintea retragerii acestuia.

Dreptul privind deciziile automatizate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, dacă aceasta produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar și semnificativ, cu excepția situațiilor permise de lege.

Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor, fără a fi afectat dreptul de a utiliza alte căi de atac administrative sau judiciare.

12. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor privind protecția datelor, puteți transmite o solicitare la:

Solicitarea trebuie să permită identificarea persoanei și a obiectului cererii. Dacă există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, Vplus poate solicita informații suplimentare strict necesare pentru verificarea identității și protejarea datelor împotriva divulgării neautorizate.

Solicitările sunt soluționate fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primire. În situații justificate, ținând seama de complexitatea și numărul solicitărilor, termenul poate fi prelungit în condițiile prevăzute de GDPR.

Exercitarea drepturilor este, de regulă, gratuită. Pentru cererile vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului repetitiv, Vplus poate aplica măsurile permise de legislația în vigoare.

13. Decizii automatizate și profilare

Vplus nu utilizează datele colectate prin intermediul Site-ului pentru adoptarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate sau să le afecteze într-un mod similar și semnificativ.

Dacă această situație se va modifica, persoanele vizate vor fi informate în mod corespunzător, înaintea începerii prelucrării respective.

14. Datele minorilor

Site-ul și serviciile Vplus sunt destinate în principal profesioniștilor, companiilor, organizațiilor și instituțiilor. Vplus nu urmărește colectarea intenționată de date cu caracter personal aparținând minorilor.

Dacă aflăm că datele unui minor au fost transmise fără un temei juridic corespunzător, vom lua măsuri rezonabile pentru ștergerea acestora.

15. Utilizarea cookie-urilor

Site-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare pentru funcționarea, securitatea și afișarea sa corespunzătoare.

Cookie-urile analitice, de preferințe sau de marketing vor fi utilizate numai în condițiile prevăzute de lege și, atunci când este necesar, numai după obținerea consimțământului utilizatorului.

Informațiile privind tipurile de cookie-uri, furnizorii, scopurile și duratele de utilizare sunt prezentate separat în Politica privind cookie-urile. Utilizatorii își pot modifica opțiunile prin intermediul instrumentului de administrare a consimțământului disponibil pe Site și prin setările browserului utilizat.

16. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legislației, vă recomandăm să contactați mai întâi Vplus, pentru a încerca soluționarea situației.

De asemenea, aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Dreptul de a depune o plângere nu afectează dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

17. Linkuri către site-uri externe

Site-ul poate conține linkuri către pagini administrate de alte persoane sau organizații. Vplus nu controlează modul în care operatorii acestor site-uri prelucrează datele personale. Accesarea paginilor externe este supusă politicilor de confidențialitate stabilite de operatorii respectivi.

Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale fiecărui site extern accesat.

18. Modificarea scopului prelucrării

Dacă Vplus intenționează să utilizeze datele într-un scop diferit de cel pentru care au fost colectate, persoanele vizate vor primi, înaintea începerii noii prelucrări, informațiile relevante privind scopul și temeiul juridic aplicabil.

19. Actualizarea politicii

Prezenta politică poate fi actualizată ca urmare a:

• modificării Site-ului sau a serviciilor Vplus;
• introducerii unor funcționalități noi;
• modificării furnizorilor utilizați;
• schimbării activităților de prelucrare;
• modificării legislației aplicabile;
• recomandărilor sau deciziilor autorităților competente.

Versiunea actualizată va fi publicată pe Site, iar data ultimei modificări va fi indicată la începutul documentului.

20. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor: